2007

Nov

18

Av

Excel är ett oerhört kraftfullt verktyg för beräkningar av alla de slag. Det händer att data finns i FileMaker, men man vill presentera dem i Excel t.ex. med diagram eller kompletterande beräkningar. Det är lätt att exportera poster till (och importera från) Excel, det är bara att välja Exportera poster och Excel som filformat. Ännu enklare är det med kommandot Spara poster som Excel. 

Du får då ett kalkylblad med en post per rad och med de fält som du valt ut (eller hade i aktuell layout om du valde Spara poster som Excel). Vill du ha dem organiserade på annat sätt kan du göra det i Excel, antingen med kopiera/klistra eller med beräkningsformler till t.ex. ett annat kalkylblad.

Fast det går att placera ut data från FileMaker i speciella celler med t.ex. XML. Exempel på detta finns på FileMaker websidor där XSLT används för att konvertera till en XML-fil anpassad för Excel. Det är dock inte helt enkelt och kräver att man är någorlunda insatt i hur både XML och XSLT fungerar. Det finns ett betydligt enklare sätt, använd en mall!

Antag att du har en post i FileMaker som ska bli ett kalkylblad i Excel. Dina fält ska placeras ut på givna positioner i Excel-kalkylbladet och utformas på olika sätt, några fet stil, några med olika färger osv. Du gör ett dokument i Excel som du utformar som du önskar. I de celler där du vill att data ska komma från FileMaker skriver du istället en “variabel”, t.ex. “[Namn]” om du vill att fältet “Namn” ska komma i cellen. I mitt exempel lägger jag också in fältet “[Försäljningssumma]” i en annan cell.

Spara Excel-dokumentet som XML med kommandot Spara som och filformatet “XML-kalkylblad” (finns i Excel 2003 eller senare). En XML-fil är en helt vanlig textfil, öppna den med en texteditor som Anteckningar. Kopiera hela innehållet och klistra in i ett global fält i ditt FileMaker-register. I exemplet kallar jag det för “gMall”. Gör sedan ett beräkningsfält som byter ut dina “variabelnamn” i XML-filen mot verkliga data från FileMaker-poster. Det kan se ut så här:

Exportfält = Substitute(gMall; ["[Namn]";Tabell::Namn] ;
["[Försäljningssumma]";Sum(Data::Belopp)])

Fältet Exportfält innehåller då en komplett XML-fil med data från FileMaker-posten som du kan exportera. Det gör du med ett manus och manussteget Exportera fältinnehåll. Välj att exportera från fältet Exportfält.

Öppna sedan den exporterade XML-filen i Excel. Klart!

Jag har inte testat detta på Mac.

Skriv en kommentar

  • (will not be published)
  • six − = 5

Läs också: