Mycket handlar idag om att hitta olika program och tjänster som är bra på en sak, och kombinera dem till ett lättarbetat automatiskt flöde. Det kan vara en automatisk körjournal som rapporterar körsträckor och tider för kundbesök till din FileMaker-tillämpning, som sedan skapar en faktura i Fortnox. Eller en intresseanmälan på din webbsajt som skickas med epost, tas emot av FileMaker och uppdaterar din tillämpning. I många företag är ett ärendehanteringssystem navet i verksamheten. Självklart kopplas det till FileMaker som t.ex. skapar nytt ärende vid en beställning, hämtar ärendeinformation för uppföljning, debitering och vidare till nästa steg i flödet.
Ett ärendehanteringssystem som vi stött på några gånger är Freshdesk, ett världsomspännande system som är översatt till svenska och finns på webben samt med appar för mobiler.
De allra flesta tjänster har ett omfattande API som är väl dokumenterat. Det finns ofta stöd för olika API-versioner så att en integration kan fortsätta fungera även om tjänsten utvecklas. Freshdesk är ett bra exempel på ett API som innehåller många funktioner, allt finns tillgängligt på ett eller annat sätt. Beroende på vilken månadskostnad du betalar förstås. Det som man kanske kan anmärka på är det förhållandevis ”enkla” inloggningsförfarandet.
Ett flöde kan börja med att du tar emot en beställning i FileMaker, då skapas direkt ett nytt ärende i Freshdesk för att t.ex. montera din produkt hos beställaren. Ärendet dyker direkt upp hos dina montörer. Ärendet skapas automatiskt av FileMaker med några rader i ett manus, självklart används manussteget Infoga från URL som alltid när det gäller integrationer.
Först behöver du skapa ett JSON-objekt, det gör du med manussteget Ange variabel och JSONSetElement, något förenklat kan det se ut så här:
JSONSetElement ( ""; ["name";"FileMaker";JSONString]; ["subject";"Beställning nr " & Beställning::Beställningsnr;JSONString]; ["description"; Beställning::Ärendebeskrivning;JSONString]; ["type";Beställning::Ärendetyp;JSONString]; ["priority";1;JSONNumber] )
JSON-objektet, i variablen $data, skickas till Freshdesk med manussteget Infoga från URL:
Infoga från URL [Mål: $ticket; "https://URL/api/v2/tickets"; cURL-tillval: "-u " & $api_key & ":X" & "-X \"POST\" " & "-H \"Content-Type: application/json\" " & "-d @$data"]
Du behöver en API-nyckel som du hittar i ditt Freshdesk-konto, min API-nyckel finns i variabeln $api_key som används i formeln för cURL-tillvalet. Som URL anger du adressen till ditt Freshdesk-konto.
Som resultat fås ett JSON-objekt i variabeln $ticket. Det viktiga där är ett id-nummer som du t.ex. sparar i samma post som beställningen i FileMaker. Med hjälp av detta id-nummer hämtar du sedan all information om ärendet, alla konversationer som företaget haft med kunder, alla notiser, den tid som lagts ner m.m. direkt till FileMaker. Det går också att låta FileMaker uppdatera ärendet i Freshdesk, lägga till kommentarer m.m.
Jag har gjort en kort film som visar en liten demo av några av funktionerna. Kontakta oss gärna för mer information.