Många använder Google Kalkylark istället för Excel. Inte minst för att det är så enkelt att dela data och att flera kan uppdatera samma kalkylark samtidigt. Det viktiga frågan är: Hur kommer informationen i Google Kalkyark till FileMaker? Jag har tidigare skrivit om hur du löpande kan få information från ett Google webbformulär till en FileMaker-databas. Det fungerar så länge databasen finns tillgänglig på en FileMaker Server och tillgänglig från internet. Det går att manuellt exportera kalkylarket till Excel och importera i FileMaker, men det går också att göra helt automatiskt med en knapptryckning i FileMaker även om du inte har en FileMaker Server.
Du behöver publicera ditt kalkylark på webben. Det är såklart en säkerhetsrisk men länken till kalkylarket är ett lösenord i sig, lång och svår att gissa. Informationen i kalkylarket kan visas av alla som får tillgång till länken. Har du känslig information är det inte säkert att denna metod är den bästa.
I Google Kalkylark väljer du kommandot Publicera på webben i menyn Arkiv->Dela.
En dialogruta visas där du får välja hur du vill dela dokumentet.
Jag väljer att publicera hela dokumentet i Excel-format. Resultatet blir en lång webbadress (url) som ser ut ungefär så här:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/e/2PACX-1vTE-2j012345678901234567890-ssaUfE4ISdVUxtJzO_o3AbCdEfGhUjKlMnOpQfAbCDe5/pub?output=xlsx
Mitt kalkylark innehåller svar på ett webbformulär med ett nummer, namn, ett datum och ett antal (i exemplet antar jag att det är olika försöksresultat, i det här fallet fejkade).
När jag klistrar in webbadressen i en webbläsare laddas ett Excel-dokument ner som en fil. Det jag vill göra är en knapp i FileMaker som hämtar Excel-dokumentet och importerar det i en FileMaker-databas.
Jag har en databas med samma 4 fält (nr, namn, datum och antal) som i kalkylarket. De visas i en layout i listläge. Jag lägger till ytterligare ett fält, ett container-fält med global lagring som jag kallar för gFil. Det viktiga är att fältet måste finnas på layouten där import-knappen finns, inte nödvändigtvis synligt. Jag placerar det på layouten till höger om det synliga området.
Knappen behöver ett script. Scriptet består av 4 rader:
Första raden hämtar Excel-dokumentet med scriptsteget Infoga från URL och sparar det i container-fältet gFil med global lagring. Observera att det behövs en rad ("--location") i cURl-tillvalet så att FileMaker går vidare till rätt sida (det görs en "redirect").
I den andra raden skapar jag ett namn på en fil som är tänkt att lagras temporärt. Namnet hämtas från namnet på kalkylarket i Google.
Innan Excel-dokumentet kan importeras behöver det sparas på din hårddisk. På rad 3 exporteras nnehållet i container-fältet till ett dokument med namn från rad 2.
Till sist importeras Excel-dokumentet med script-steget Importera poster och skapar poster i FileMaker. Du behöver ange fältordning och ange vilka fält som ska importeras som vanligt.
Resultatet kan bli så här:
Jag ser till att knappen "Importera" i sidhuvudet kör scriptet. Du kan i scriptsteget Importera poster välja att uppdatera befintliga poster och lägga till nya, eller låta scriptet radera alla poster innan du importerar på nytt.